Datenschutzerklärung

Datenschutzrichtlinie des WSVD Düsseldorf Rudergesellschaft von 1893 e. V.

Diese Datenschutzrichtlinie wurde auf der Grundlage des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutzgrundverordnung durch den Vorstand des WSVD Düsseldorf erlassen.

Zweck dieser Richtlinie ist zum einen die personenbezogenen Daten der Mitglieder des WSVD Düsseldorf bestmöglich zu schützen, sie soll aber auch gleichzeitig Rechtssicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten schaffen und die Verfolgung der Vereinszwecke ermöglichen.

§ 1 Datenerhebung

Die Mitglieder stellen dem Verein mit ihrem Beitritt folgende Daten zur Verfügung

– Geschlecht

– Name und Vorname, ggf. Name und Vorname eines Erziehungsberechtigten

samt dessen Wohnanschrift (falls vom Minderjährigen abweichend)

– Geburtsdatum- und Ort

– Wohnanschrift

– Beruf (freiwillig)

– Status Schüler/Auszubildende/Student – Nachweis für Nachlass bei Beitrag

– Angabe zum Familienstand als Nachweis für einen Beitragsnachlass

– IBAN

– Telefonische Erreichbarkeit und Emailadresse, soweit vorhanden , ggf. eines

Erziehungsberechtigten

– Name und Zulassungsnummer von Wasserfahrzeugen

– Staatsangehörigkeit

– Schwimmfähigkeit (Erklärung bzw. Nachweis bei Minderjährigen)

§ 2 Datenspeicherung

Die in § 1 genannten Daten werden auf dem Vereinsrechner, so wie als Sicherungskopie auf einer externen Festplatte gespeichert. Ferner wird eine Karteikarte in Papierform angelegt.

Diese werden ständig im Sekretariat unter Verschluss gehalten.

Name Vorname, Jahrgang, Status (Schülerrudern, Schnupperkurs, Mitglied)

der Mitglieder der Ruderabteilung und Teilnehmerinnen von Ruderkursen sowie

Schülerruderer werden zusätzlich im Elektronischen Fahrtenbuch hinterlegt.

Melde- und Ergebnislisten, so wie eine Kilometerstatistik werden in der Bootshalle ausgehängt.

.

§ 3 Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der in § 1 genannten Daten erfolgt ausschließlich durch das

Vereinssekretariat und die Mitglieder des Vorstandes.

Ausgenommen hiervon sind nur die Daten im, elektronischen Fahrtenbuch. Sie obliegen dem Administrator.

§ 4 Datenweitergabe

Die Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt ausschließlich zu den satzungsmäßigen Zwecken des Vereins.

Hierzu zählen insbesondere die Weitergabe von Daten an die Verbände und die Versicherung.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte zu kommerziellen Zwecken jeglicher Art findet nicht statt.

Nehmen Vereinsmitglieder an Regatten oder Wettkämpfen teil, so übermittelt der Verein die notwendigen Daten für die Teilnahme an den Veranstalter. Dies kann auch durch den Übungsleiter oder Trainer erfolgen.

Der Verein kann Daten an Vereinsmitglieder übermitteln, wenn dies zum Beispiel für die Organisation von Wanderfahrten oder andere dem Vereinszweck entsprechende

Veranstaltungen notwendig ist.

§ 5 Veröffentlichung von Daten und Bildern

Die Namen, telefonische Erreichbarkeit und Emailadressen von Vorstandmitgliedern und Funktionsträgern werden auf der Homepage und soweit es für satzungsmäßige Zwecke erforderlich ist, auch auf einem Aushang in der Bootshalle bekanntgegeben.

Die von Vereinsmitgliedern, anlässlich den Verein betreffenden Anlässen gefertigten Fotos dürfen auf der Homepage So wie in Informationsschriften des Vereins veröffentlicht werden.

§ 6 Auskunftspflicht

Jedes Vereinsmitglied erhält, entweder auf schriftliche Anfrage oder persönlich im Sekretariat Auskunft, über die zu seiner Peron gespeicherten Daten.

Hierzu dient im Besonderen das Verfahrensverzeichnis gemäß § 11.

§ 7 Löschung

Verlässt ein Mitglied den Verein, so werden alle über das Mitglied gespeicherten Daten, mit Ausnahme von Namen, Vornamen, Eintrittsdatum und Austrittsdatum gelöscht.

Ferner veranlasst der Verein die Datenlöschung bei dritten, an die Daten übermittelt wurden.

§ 8 Verpflichtungsklausel

Alle mit der Datenverarbeitung, Weitergabe oder Veröffentlichung betrauten

Vereinsmitglieder verpflichten sich, dies nur im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeit und ausschließlich zu den satzungsmäßigen Zwecken zu tun.

Diese Datenschutzrichtlinie ist jedem Vereinsmitglied zur Kenntnis zu geben.

Die Kenntnisnahme und Zustimmung ist schriftlich durch das in der Anlage beigefügte Formblatt zu dokumentieren.

Bei Minderjährigen erfolgt diese durch einen Erziehungsberechtigten.

§ 9 Freiwilligkeit

Jedes Vereinsmitglied darf diese Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise widerrufen.

§ 10 Schutzwürdige Interessen

Mitglieder können schutzwürdige Belange durch Mitteilung an den Vorstand

geltend machen.

( schutzwürdige Belange sind wirtschaftliche und berufliche Belange ebenso wie der Wunsch dass Privat-, Intim- und Vertraulichkeitssphäre gewahrt wird ).

§ 11 Verfahrensverzeichnis

In einem Verfahrensverzeichnis wird festgelegt, welche gemäß § 1 erhobenen Daten zu den in den §§ 4 – 5 genannten Zwecken weitergegeben werden.

§ 12 Datenschutzbeauftragter

Der Vorstand ernennt einen Datenschutzbeauftragten, der den Vorstand und die für die Datenverarbeitung zuständigen Vereinsmitglieder berät und über die Einhaltung dieser Richtlinie wacht.

Anlage:

Einwilligung in die Datenschutzrichtlinie des WSVD Düsseldorf

Hiermit erkläre ich …………………………………….., dass mir die Datenschutzrichtlinie

des WSVD Düsseldorf zur Kenntnis gegeben wurde.

Ich stimme sowohl der Speicherung der in § 1 genannten Daten in der in § 2 genannten Form, als auch der Weitergabe im Sinne des § 4 und der Veröffentlichung im Sinne des § 5 zu.

Düsseldorf,

Unterschrift/Mitglied Erziehungsberechtigter

Die im Folgenden genannten Punkte werden in einem Verfahrensverzeichnis gemäß § 11 strukturiert dargestellt.

Externe

LSB

SSB

NWRV

DRV

DMYV

Computer-Administrator

Regatta- bzw. Wettkampfveranstalter

Ruderkurs-Teilnehmer_innen: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, email, Telefon

Qualifizierungsanbieter

Andere Rudervereine (Angaben für Wanderfahrten oder bei Renngemeinschaften)

Für die Beantragung der Gewährung von Zuwendungen im Rahmen der Sportförderung

werden Veranstaltungs- und Lizenzdaten an die hierfür zuständige Dachorganisation bzw. die

Zuwendungsgeber weitergegeben.

Datenverarbeitung im Auftrag: Onlinebanking Deutsche Bank

Mitgliederverwaltung

Datenorte

PC im Büro, externe Festplatte, Datensicherung in einer Cloud?

Homepage hosteurope

Intranet knodge/Markus Schulte-Huermann

Rechner der Trainer

Rechner Vorstand und Beirat und weiteren Funktionsträgern

Efa: Rechner im Bootshaus und im Medienhafen, Zugriff: Admins

Daten

Regattaanmeldung an jeweiligen Veranstalter

Breitensportregatten

: Name, Vorname, Geburtsjahr für Zuordnung zu den Altersklassen,

Geschlecht

Masterregatten

: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsjahr für Zuordnung zu den

Altersklassen, bei Steuerleuten: Mindestgewicht wird vor Ort nachgewogen

Kinder- und Juniorenregatten

: Name, Vorname, Geburtsjahr für Zuordnung zu den

Altersklassen, Gewicht bei Leichtgewichten – wird vor Ort nachgewogen – zur Zuordnung zu

Leichtgewichtsklassen bzw. Mindestgewicht bei Steuerleuten; ärztliche Bescheinigung (der

Arzt / die Ärztin untersucht den Athleten bzw. die Athletin ärztlich und bestätigt, dass der

Athlet / die Athletin gesundheitlich in der Lage ist, Ruderwettkämpfe wie folgt zu bestreiten:

Startberechtigung bei Jungen und Mädchen, Juniorinnen / Junioren A, B, Ü18.

Daten werden im Internet und in Publikationen des Veranstalters veröffentlicht (Rennen,

Namen, Vornamen, Geburtsjahr, Zuordnung zu Leichtgewichtsklassen, Mannschaft)

Datenzweck:

Alter – Nachweis der Volljährigkeit. für Jubiläum, bei Ruderern für das

Wanderruderabzeichen (erforderliche Gesamt- bzw. Wafa-kilometer) bzw. Zuordnung zu den

Altersklassen bei Regatten

Bestandserhebung – Daten für NWRV, SSB (?) und DMYV (?) jeweils für das laufende Jahr –

Alter, Geschlecht; Zweck: Mitgliedsbeiträge, Sport-Versicherung beim LSB, statistische

Erhebungen

DRV

bei Ruderern: alle Daten aus efa

Aktivenpass: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, zusätzlich bei Kindern und

Jugendlichen: gesundheitliche Eignung, untersuchende Arzt/Ärztin

Für Qualifizierungsmaßnahmen sowie Wettkampfteilnahmen beim NWRV:

Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, ggf. zweite Staatsangehörigkeit,

Geschlecht, email, Anschrift, Telefon (Festnetz oder Handy), Veranstaltung,

Prüfungsergebnisse (bestanden/nicht bestanden), bestellte Zusatzleistungen (z.B. Hotel,

Essen)

Zweck: Kommunikation, Anmeldung und Abrechnung, ggf. Prüfungsnachweis

Funktionsträger beim NWRV: Funktion (Vorstand, Trainer, Bootswart, Sekretariat usw.) für

Versand von funktionsspezifischen Infos per email

Bei Trainern und Athleten:

Lizenztyp

– Lizenznummer

– Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer (von – bis)

– ggf. Lizenzvereinbarungen

zusätzlich bei Athleten:

– Verein

– Angaben zur Verlängerbarkeit der Lizenz

– Dokumente und Erklärungen, insbesondere Erklärung zum Ehren-Kodex und Anti-Doping-

Erklärung

zusätzlich bei Trainern:

– Erklärung zum Ehrenkodex (unterzeichnet)

– Nachweis Erste-Hilfe

Sonstige Qualifizierungsmaßnahmen bei Dritten: Name, Vorname, Anschrift, Telefon, Handy,

email

Efa: für jede ruderische Aktivität: Tag, Abfahrts- und Ankunftszeit, geruderte Kilometer,

Start- und Zielort, Ruderart (Wanderfahrt, Training, Trainingslager, Regatta, normales Rudern,

Schnupperkurs), Verantwortung als Obmann/Obfrau, Steuermann/Steuerfrau oder

Ruderer/Ruderin, Mannschaft)

Nachweis KFZ-Führerschein bzw. Anhängerführerschein sowie Motorboot-Führerschein

Binnen bei Nutzung der entsprechenden Vereinsfahrzeuge

DSGVO BaWü

Pflichten

Datenschutzrechtliche Unterrichtung (7)

Einwilligung (10) als Rechtsgrundlage

Benennung eines Datenschutzbeauftragten

Einwilligungserklärung je nach Verwendungszweck

fürs Internet (am besten mit Beitritt unterschreiben lassen) – siehe Muster

für Regatten

Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherheit personenbezogener Daten: z.B. Firewall,

passwortgeschützte Nutzeraccounts, Verschlüsselung der Daten(?) …

Regelungen für die Datenverarbeitung im Auftrag: Onlinebanking Deutsche Bank: „Im

Fall der Datenverarbeitung im Auftrag ist zu beachten, dass der Verein nur

Auftragsverarbeiter einsetzen darf, die eine hinreichende Garantie für eine

datenschutzkonforme Datenverarbeitung gewährleistet ist (vgl. Art 28 Abs. 1 DS-GVO).

Der Nachweis für diese Qualifikation kann über entsprechende Zertifizierungen gemäß

Art. 42 DS-GVO und anerkannte Verhaltenskodizes nach Art. 40 DS-GVO geführt werden

(Art. 28 Abs. 5 DS-GVO).

Die Auftragsverarbeitung darf nur auf der Grundlage eines bindenden Vertrages erfolgen.“

Beim Ausscheiden oder dem Wechsel von Funktionsträgern ist sicherzustellen, dass

sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an den Nachfolger oder

einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und

Dateien mit Mitgliederdaten beim bisherigen Funktionsträger verbleiben. Auch hierzu

sollte der Verein Regelungen treffen.

Bei Austritt/ Tod: Die erforderlichen Regelungen zu Speicherfristen sowie zur Sperrung

und Löschung von Daten und ggfs. zur Nutzung von Archivgut können entweder in der

Vereinssatzung oder außerhalb der Satzung in einer Datenschutzordnung (s.o. Nr. 1.3.3)

bzw. in einer gesonderten Datenlöschkonzeption getroffen werden.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters

o

Zwecke der Verarbeitung

o

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien

personenbezogener Daten

o

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten

offengelegt worden sind bzw. noch offengelegt werden

o

Angaben über Drittlandtransfer einschließlich Angabe des Drittlandes sowie

Dokumentierung geeigneter Garantien

o

wenn möglich Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

o

wenn möglich Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

gemäß Art. 32 Abs. 1 DS-GVO

Regelung in der Satzung